Kõik koolitused ühest kohast!

tk
Tagasi

Efektiivne ajajuhtimine MS Outlookis juhtidele ja edasijõudnutele

Hea koostööoskus eeldab koostöögrupi liikmete oskust oma tegevusi prioritiseerida ja ajas juhtida.
Oluline on teada koostöögrupi tavasid, luues ühiseid hoiakuid ja väärtusi, säästes ka teiste ajakasutust.

Edasijõudnutele kolm koolitust ühes:

  • ajajuhtimise teoreetilised teadmised (metoodikad ja head mõttemudelid)
  • MS Outlooki tehnilised oskused (sh serverlahenduse, kaugtöö ja mobiilse töö võimalused)
  • praktiline kogemus enda töökorralduse ja koostöö arendamiseks (fookus: koostöö efektiivsus)

Koolitused toimuvad juhtimis- ja arvutikoolitusena arvutiklassis MS Outlook 2013, 2010 või 2007 baasil.

Sihtrühm:

  • Juhid, projektijuhid jt. juhid, kes peavad efektiivselt juhtima koostööd, planeerima enda ja oma meeskonna ajakasutust, tööülesandeid, turvaliselt kasutama kaugtöö võimalusi ja mobiilseid lahendusi
  • Personalijuhid, kvaliteedijuhid, büroojuhid, kes vastutavad ettevõtte e-koostöö, heade tavade, kvaliteedi, asjaajamise korra eest
  • Sekretärid, juhiabid, asjaajajad, kes vastutavad suure osa asutuse e-asjaajamise eest
  • MS Outlooki igapäevased kasutajad, kes tunnevad, et aja- ja tööülesannete haldus võtavad palju aega, delegeerimiseks ja prioriteetide seadmiseks ei ole alati töötavat mudelit
  • IT tugiisikud, kes peavad igapäevaselt abistama kasutajaid
  • Töötajad, kes hakkavad kasutama MS Outlooki ettevõtte grupitöölahendust (MS Exchange) või lähevad üle uuele tarkvaraversioonile (MS Outlook 2013)

Eesmärgid:

  • töötada välja ja juurutada ettevõtte e-töökorralduse „Head tavad“ ajajuhtimise ja MS Outlooki kasutamisel, e-kirjade, kalendri, tööülesannete ja kontaktide halduse põhimõtted
  • saada selgeks ajajuhtimise mõttemudelid ja töötavad praktilised koostöölahendused, oskus neid rakendada MS Outlooki vahendite, MS Exchange serverlahenduse ning mobiilse töö võimalustega, muuta tööprotsessid ja infovahetus efektiivsemaks
  • saada teadmised ja oskused, mis aitavad säästa oluliselt aega e-kirjade töötlemisel, organiseerimisel, automatiseerimisel ja infootsingul (e-kirjade kaustasüsteem, reeglid, järeltegevused, prioriteedid, kategooriad, automatiseerimine, tööd kiirendavad nipid)
  • arendada juhtide ja töötajate isiklikku ajakasutust ning töökorralduse efektiivsust MS Outlookis (järeltegevused, tööde delegeerimine ja jälgimine, ühiskalendrid, koosolekud ja kohtumised, prioriteedid)

Eelteadmised:

  • MS Outlooki igapäevane kasutamine ja/või MS Outlooki baastaseme koolituse läbimine
  • hea arvutikasutamise oskus (Windows, e-post, tekstitöötlus, failihaldus)
  • abiks on ajajuhtimise teadmised ning praktiline kogemus e-posti, kalendri ja tööülesannete elektroonsel haldamisel

Koolituse sisu:

  • Sissejuhatus
    • ajajuhtimine – tegevuste planeerimine ajas. Ajajuhtimise, e-koostöö korraldamise ja infotöötluse mõttemudelid
    • outlooki kasutajavaate seaded – kuidas on mugavam töötada?
    • koostöö korraldamine MS Outlooki serverlahendusega (Exchange) ja ilma
    • kaugtöö ja mobiilse töö võimalused, serverlahendus (Exchange), meiliserveriga ühenduse loomine: WiFi, WebAccess, Outlook Anywere, RPC, VPN, Offline, mobiiliga sünkroniseerimine jt tehnilised võimalused
    • e-töökorralduse ja koostöö nn. „Head tavad“ ehk etikett
    • aadressraamatu ideoloogia
    • kontaktide haldus, oma leviloendid, probleemide ennetamine kontaktihalduses
  • Töö e-kirjadega (E-mail), e-posti korraldamine:
    • e-posti korraldamise tavad, spetsiifilised seaded uue kirja või vastuskirja loomisel
    • e-kirja standard, ametkiri, pealkiri, allkirjad, õigekiri, metainfo
    • kaustasüsteem, personaalne ja ühine info, lemmikkaustad. Oma kaustasüsteemi korrastamine
    • reeglite kasutamine, äraolekuteate (Out of office) seaded ja tava
    • kuidas kasutada info otsingusüsteeme, otsingukaustu, luua detailset otsingut? Indekseerimine
    • saabunud e-kirja töötlemine, reeglite kasutamine. Millised tegevused automatiseerida?
    • e-kirja järeltegevused, prioriteedid, delegeerimine, tegemata tööde täitmise jälgimine
    • turvalisus MS Outlookis. Rämpsposti reeglid. Kuidas märgata viirust?
    • info saatmise-vastuvõtmise vead ja tehnilised probleemid
    • e-kirja ja e-posti reguleerimise seaduslikud alused. E-kiri, kui juriidiline dokument, turunduskanal, organisatsiooni mainekujundaja
  • Ajaplaneering (Calendar):
    • ajaplaani koostamise põhimõtted
    • eesmärgi püstitamine, kuidas töötada efektiivsemalt?
    • õiguste süsteem, oma kalendriinfo jagamine koostöögrupile
    • enda aja planeerimine, korduvate sündmuste planeerimine ja korraldamine Outlookis
    • kuidas vältida ajakonflikte MS Outlookis?
    • kokkusaamiste korraldamine, koosolekute planeerimise tavad, korraldamise jälgimine serverlahendusega ja ilma (koostööpartner)
    • MS Outlooki kalendri seaded
  • Tööülesanded (Tasks):
    • enda tööülesannete planeerimine ajas
    • töövälised tegevused, isiklik elu, selle planeerimine Outlookis
    • e-kirja toomine tööülesannetesse
    • millal kasutada järeltegevust (ToDo) ja millal tööülesannet (Task)
    • tööülesannete vaated ja seaded Outlookis
    • kaastöötajatele tööülesannete delegeerimise tavad ja delegeerimiste jälgimine Outlookis
    • kuidas öelda „EI“ MS Outlookis ja arvutitöös?
    • tööde prioriteedid ja realiseerimise võimalused MS Outlookis. Mis on just hetkel ja täna oluline?
    • pakilised ja olulised tegevused – maatrikssüsteemi loomine MS Outlookis
    • arvutitöö segajad ja ajaraiskajad, nendega toimetulek
    • tööde grupeerimine, miks see on vajalik ja realiseerimise võimalused MS Outlookis
    • kuidas planeerimiseks aega võita ja milline on hea plaan?
  • Kokkuvõte ja praktikum
    • konsultatsioon – lahenduste leidmine tekkinud küsimustele ja Teie tööprotsesside optimeerimiseks

Tulemus. Koolituse läbinu oskab professionaalsel tasemel:

  • väärtustada aega, korraldada ajajuhtimist, enda ja töökaaslaste aega planeerida, seada eesmärke
  • kasutada ja jälgida e-töökorralduse häid tavasid ja ühiseid koostööprotsesse
  • jälgida tööülesannete ja delegeerimiste täitmist
  • eristama pakilisi ja olulisi tegevusi, paremini planeerima tegevusi ajas
  • õigesti kasutada kontaktihaldust ja aadressraamatut
  • säästa aega infootsingul
  • tähtsustada grupitöö ja e-koostöö eeliseid

Koolitaja:
Arvo Saat, Arvo SaatTallinna Arvutikool OÜ direktor, juhatuse liige. IT-alaste koolitus-, arendus- ja koostööprojektide juhtimine. E-töökorralduse juurutamine Outlook-Exchange serverilahenduse baasil. Koolitusvajaduste kaardistamine, infosüsteemi kasutamise reeglite, juhendite ning “Heade tavade” väljatöötamine; IT-juhtide ja IT personali värbamine ning kompetentside hindamine. Juhtimiskogemus alates 1979. a. (tippjuht, ka personalidirektor, IT-juht, koolitusdirektor, arendusdirektor, haldusdirektor), arvutikoolitaja alates 1985. a., e-töökorralduse koolitaja-ekspert alates 1994. a.

Küsin koolituse kohta lisainfot

Koolitusfirma tutvustus

Tallinna Arvutikool on Eestis üks suurematest arvuti- ja juhtimiskoolitusfirmadest, kus koolitab üle 20 koolitaja-eksperdi, lisaks on projektidesse kaasatud erinevate valdkondade tunnustatud eksperdid. Äripäeva koolitusfirmade TOP-is oleme olnud aastaid edukamate koolitusfirmade hulgas. Loen koolitusfirma kohta veel...

Osalen koolitusel

Efektiivne ajajuhtimine MS Outlookis juhtidele ja edasijõudnutele