Efektiivne ajajuhtimine MS Outlookis juhtidele ja edasijõudnutele

Edasijõudnutele kolm koolitust ühes:

• ajajuhtimise teoreetilised teadmised (metoodikad ja head mõttemudelid)
• MS Outlooki tehnilised oskused (sh serverlahenduse, kaugtöö ja mobiilse töö võimalused)
• praktiline kogemus enda töökorralduse ja koostöö arendamiseks (fookus: koostöö efektiivsus)

Koolitused toimuvad juhtimis- ja arvutikoolitusena arvutiklassis MS Outlook 2013, 2010 või 2007 baasil.

Sihtrühm:

• Juhid, projektijuhid jt. juhid, kes peavad efektiivselt juhtima koostööd, planeerima enda ja oma meeskonna ajakasutust, tööülesandeid, turvaliselt kasutama kaugtöö võimalusi ja mobiilseid lahendusi
• Personalijuhid, kvaliteedijuhid, büroojuhid, kes vastutavad ettevõtte e-koostöö, heade tavade, kvaliteedi, asjaajamise korra eest
• Sekretärid, juhiabid, asjaajajad, kes vastutavad suure osa asutuse e-asjaajamise eest
• MS Outlooki igapäevased kasutajad, kes tunnevad, et aja- ja tööülesannete haldus võtavad palju aega, delegeerimiseks ja prioriteetide seadmiseks ei ole alati töötavat mudelit
• IT tugiisikud, kes peavad igapäevaselt abistama kasutajaid
• Töötajad, kes hakkavad kasutama MS Outlooki ettevõtte grupitöölahendust (MS Exchange) või lähevad üle uuele tarkvaraversioonile (MS Outlook 2013)

Eesmärgid:

• töötada välja ja juurutada ettevõtte e-töökorralduse „Head tavad“ ajajuhtimise ja MS Outlooki kasutamisel, e-kirjade, kalendri, tööülesannete ja kontaktide halduse põhimõtted
• saada selgeks ajajuhtimise mõttemudelid ja töötavad praktilised koostöölahendused, oskus neid rakendada MS Outlooki vahendite, MS Exchange serverlahenduse ning mobiilse töö võimalustega, muuta tööprotsessid ja infovahetus efektiivsemaks
• saada teadmised ja oskused, mis aitavad säästa oluliselt aega e-kirjade töötlemisel, organiseerimisel, automatiseerimisel ja infootsingul (e-kirjade kaustasüsteem, reeglid, järeltegevused, prioriteedid, kategooriad, automatiseerimine, tööd kiirendavad nipid)
• arendada juhtide ja töötajate isiklikku ajakasutust ning töökorralduse efektiivsust MS Outlookis (järeltegevused, tööde delegeerimine ja jälgimine, ühiskalendrid, koosolekud ja kohtumised, prioriteedid)

Eelteadmised:

• MS Outlooki igapäevane kasutamine ja/või MS Outlooki baastaseme koolituse läbimine
• hea arvutikasutamise oskus (Windows, e-post, tekstitöötlus, failihaldus)
• abiks on ajajuhtimise teadmised ning praktiline kogemus e-posti, kalendri ja tööülesannete elektroonsel haldamisel

Koolituse sisu:

• Sissejuhatus
  • ajajuhtimine – tegevuste planeerimine ajas. Ajajuhtimise, e-koostöö korraldamise ja infotöötluse mõttemudelid
  • outlooki kasutajavaate seaded – kuidas on mugavam töötada?
  • koostöö korraldamine MS Outlooki serverlahendusega (Exchange) ja ilma
  • kaugtöö ja mobiilse töö võimalused, serverlahendus (Exchange), meiliserveriga ühenduse loomine: WiFi, WebAccess, Outlook Anywere, RPC, VPN, Offline, mobiiliga sünkroniseerimine jt tehnilised võimalused
  • e-töökorralduse ja koostöö nn. „Head tavad“ ehk etikett
  • aadressraamatu ideoloogia
  • kontaktide haldus, oma leviloendid, probleemide ennetamine kontaktihalduses
• Töö e-kirjadega (E-mail), e-posti korraldamine:
  • e-posti korraldamise tavad, spetsiifilised seaded uue kirja või vastuskirja loomisel
  • e-kirja standard, ametkiri, pealkiri, allkirjad, õigekiri, metainfo
  • kaustasüsteem, personaalne ja ühine info, lemmikkaustad. Oma kaustasüsteemi korrastamine
  • reeglite kasutamine, äraolekuteate (Out of office) seaded ja tava
  • kuidas kasutada info otsingusüsteeme, otsingukaustu, luua detailset otsingut? Indekseerimine
  • saabunud e-kirja töötlemine, reeglite kasutamine. Millised tegevused automatiseerida?
  • e-kirja järeltegevused, prioriteedid, delegeerimine, tegemata tööde täitmise jälgimine
  • turvalisus MS Outlookis. Rämpsposti reeglid. Kuidas märgata viirust?
  • info saatmise-vastuvõtmise vead ja tehnilised probleemid
  • e-kirja ja e-posti reguleerimise seaduslikud alused. E-kiri, kui juriidiline dokument, turunduskanal, organisatsiooni mainekujundaja
• Ajaplaneering (Calendar):
  • ajaplaani koostamise põhimõtted
  • eesmärgi püstitamine, kuidas töötada efektiivsemalt?
  • õiguste süsteem, oma kalendriinfo jagamine koostöögrupile
  • enda aja planeerimine, korduvate sündmuste planeerimine ja korraldamine Outlookis
  • kuidas vältida ajakonflikte MS Outlookis?
  • kokkusaamiste korraldamine, koosolekute planeerimise tavad, korraldamise jälgimine serverlahendusega ja ilma (koostööpartner)
  • MS Outlooki kalendri seaded
• Tööülesanded (Tasks):
  • enda tööülesannete planeerimine ajas
  • töövälised tegevused, isiklik elu, selle planeerimine Outlookis
  • e-kirja toomine tööülesannetesse
  • millal kasutada järeltegevust (ToDo) ja millal tööülesannet (Task)
  • tööülesannete vaated ja seaded Outlookis
  • kaastöötajatele tööülesannete delegeerimise tavad ja delegeerimiste jälgimine Outlookis
  • kuidas öelda „EI“ MS Outlookis ja arvutitöös?
  • tööde prioriteedid ja realiseerimise võimalused MS Outlookis. Mis on just hetkel ja täna oluline?
  • pakilised ja olulised tegevused – maatrikssüsteemi loomine MS Outlookis
  • arvutitöö segajad ja ajaraiskajad, nendega toimetulek
  • tööde grupeerimine, miks see on vajalik ja realiseerimise võimalused MS Outlookis
  • kuidas planeerimiseks aega võita ja milline on hea plaan?
• Kokkuvõte ja praktikum
  • konsultatsioon – lahenduste leidmine tekkinud küsimustele ja Teie tööprotsesside optimeerimiseks

Tulemus. Koolituse läbinu oskab professionaalsel tasemel:

• väärtustada aega, korraldada ajajuhtimist, enda ja töökaaslaste aega planeerida, seada eesmärke
• kasutada ja jälgida e-töökorralduse häid tavasid ja ühiseid koostööprotsesse
• jälgida tööülesannete ja delegeerimiste täitmist
• eristama pakilisi ja olulisi tegevusi, paremini planeerima tegevusi ajas
• õigesti kasutada kontaktihaldust ja aadressraamatut
• säästa aega infootsingul
• tähtsustada grupitöö ja e-koostöö eeliseid

Koolitaja:
Arvo Saat, Tallinna Arvutikool OÜ direktor, juhatuse liige. IT-alaste koolitus-, arendus- ja koostööprojektide juhtimine. E-töökorralduse juurutamine Outlook-Exchange serverilahenduse baasil. Koolitusvajaduste kaardistamine, infosüsteemi kasutamise reeglite, juhendite ning “Heade tavade” väljatöötamine; IT-juhtide ja IT personali värbamine ning kompetentside hindamine. Juhtimiskogemus alates 1979. a. (tippjuht, ka personalidirektor, IT-juht, koolitusdirektor, arendusdirektor, haldusdirektor), arvutikoolitaja alates 1985. a., e-töökorralduse koolitaja-ekspert alates 1994. a.

Küsin koolituse kohta lisainfot