Kuidas korraldada firmaüritusi?

Koolitajatena jagavad oma kogemusi Taavi Puuorg ja Meeri Lille Eesti ürituste korraldamise lipulaevalt Frank Events. Nemad teavad, kui pikk ja keeruline protsess on ürituste korraldamine, aga ka seda, kuidas hea organiseerimisega on võimalik hoida kokku enda aega, ennetada riske ning hoida ürituse eelarve kontrolli all. Korraldaja teadlikkusest, ettevalmistusest ja organiseerimisoskusest sõltub tihtipeale see, kas firmaürituse korraldamine on nauditav või hoopis muserdav ja närvesööv protsess.

Koolitus on interaktiivne ja töötoa vormis – arutame erinevaid reaalelust pärit situatsioone, teeme grupitöid, kaasame videomaterjali ja praktilisi vahendeid (heli- ja valgustehnika). Ülevaatlikult räägime ka sellest, mida veebi-ja hübriidsündmuste puhul silmas pidada. Olgu suve- või talvepäevad, kliendiüritused, koostööpartneritele suunatud sündmused, seminarid, töötajate tunnustamine, meeskonnaüritused – koolitusel osalejad saavad kaasa väga praktilise checklisti, mida edapidi ürituste korraldamisel kasutada

Vastuse saavad küsimused:

• Millal korraldamisega pihta hakata?
• Kellega koos üritust korraldada ehk kuidas panna kokku korraldustiim?
• Kas saan ise üritust nautida või pean pidevalt näpuga kõiges järge ajama?
• Kust saada ideid, et viia enda korraldatud üritus uuele tasemele?
• Kuidas nautida kogu sündmust ja tehtud tööd ning mitte olla sündmuse ajal ise tähelepanu keskpunktis?
• Millal korraldada üritusi ise ning millal on mõistlik kaasata teenusepakkuja?

Koolituse eesmärk on anda palju praktilisi nõuandeid ja nippe selle kohta, kuidas praeguses olukorras üritusi korraldada, mida sündmuse korraldusel peab meeles pidama, kuidas valida koostööpartnereid, kust leida ideid ja kuidas hoida kokku enda aega – seda kõike võimalikult produktiivses võtmes.

Sihtgrupp:
Koolitusele on oodatud ettevõtete esindajad, kes on ürituste korraldamisega seotud kas kaudsel või otsesel viisil. Koolitus sobib nii alustavale korraldajale kui ka juba edasijõudnud korraldajale. Ühtlasi on hea võimalus ettevõtte juhtidel saada uusi mõtteid oma tööandjabrändi tugevdamiseks läbi firmaürituste korraldamise ja läbimõeldud kommunikatsiooni.

Koolitus sobib sulle juhul, kui vastad jaatavalt vähemalt ühele järgnevale küsimusele:

• Kas oled hädas uute ideede genereerimisega?
• Kas teie üritustel on murekohaks vähene osavõtt?
• Oled kimpus ürituse korraldamisel oma tööaja efektiivse kasutamisega?
• Vajad rohkem tuge ideede esitamisel juhtkonnale?
• Muretsed, kas sul on meeles kõik ürituse korralduslikud nüansid?
• Tahaksid ise lõpuks nautida enda korraldatud üritust?’

Koolituse põhiteemad:

• Ürituste eritüübid ja nende ülesehitused, tehniline produktsioon (kaasatud ka videomaterjal);
• ideede genereerimine ja riskide maandamise protsessid (case studyd ja workshop);
• meeskonna komplekteerimine ja sündmuse jaoks jaotatud rollid;
• sündmuse kokkuvõtete ja tagasiside hankimine, analüüsimine (workshop).
• Koolituse jaoks kaasame videomaterjali ja praktilisi vahendeid (heli- ja valgustehnika).

Enne koolitust palume osalejal kirjeldada, millisele reaalsele küsimusele või probleemile ta enim vastust soovib. See võimaldab disainida päeva sisu selliselt, et olulised küsimused leiavad päeva jooksul vastuse.

Koolituspäeva lõpetab praktiline osa. Koolitusel osalejatele antakse ette neli erinevat ja reaalelulist situatsioonikirjedust, mille nad lahendavad omapoolse ettepanekuga. Koolituse läbinutele väljastatakse tunnistus. Tunnistuse väljastamise eelduseks on terves mahus koolitusel osalemine.

Programm:

• 09:30 – 09:45 Kogunemine ja tervituskohv
• 09:45 – 11:30 Ürituse planeerimine
  • Sissejuhatus
  • Ürituse eesmärk ja sihtgrupp
  • Ürituste eritüübid ja ülesehitus
  • Kust ammutada ideid?
  • Kasutatavad meetodid: interaktiivne õpe (video- ja pildimaterjal ürituste eritüüpide tutvustamiseks)
• 11:30 – 11:45 Kohvipaus
• 11:45 – 13:15 Praktiline ürituse läbimäng (grupitöö)
  • Ülesandeks on luua sündmus sellesse ruumi, kus viibime (nt konverents, pidulik jõulupidu, kliendiüritus ja hübriidsündmus)
  • Grupitöö sisaldab ajurünnakut mõeldes kõikide ideede, koostööpartnerite ja detailide peale, mida on tarvis sündmuse õnnestumiseks.
  • Projektide esitlus, tagasiside koos koolitajate näidete ja täiendustega.
  • Kasutatavad meetodid: grupitöö, situatsioonõpe ja kogemusest lähtuvad reaalelulised näited
• 13:15 – 14:00 Lõuna
• 14:00 – 15:30 Ürituse kondikava
  • Ürituste meelespea ja riskide maandamise protsessid (sh COVID riskide maandamine)
  • Meeskonna komplekteerimine ja sündmuse jaoks jaotatud rollid (sh vajadusel koostöö agentuuriga);
  • Sündmuse tagasiside hankimine, analüüsimine, kokkuvõtte tegemine
  • Kasutatavad meetodid: avatud arutelud ja kogemusest lähtuvad näited
• 15:30 – 15:45 Kohvipaus
• 15:45 – 17:00 Tehnilised lahendused
  • Tehnilise poole baasteadmised (heli- ja valgustehnika) koos praktilise harjutusega
  • Iseseisev töö (case study, test)
  • Osalejate küsimused
  • Tagasiside
  • Kasutatavad meetodid: praktiline harjutus, iseseisevtöö ja olukorra lahendamine, avatud arutelu

Koolituse tulemusena osaleja:

• oskab hinnata võimalikke riske ürituste korraldamisel;
• oskab luua ajakava ürituse efektiivseks korraldamiseks;
• omab baasteadmisi erinevate ürituste korraldamise iseärasustest;
• oskab komplekteerida meeskonda ürituse korraldamiseks.

Koolitajad:
Taavi Puuorg on lõpetanud Tallinna Ülikooli rekreatsioonikorralduse eriala bakalaureuse- ja magistriõppes. Taavi on Frank Eventsi üks asutajatest ja aktiivselt olnud õhtujuht ja projektijuht alates 2006. aastast. Iga aastaga on Taavi kliendibaas jõudsalt kasvanud ning ta on saanud ellu viia säravaid ideid nii väiksemate koosviibimiste kui ka mitmesaja osalejaga sündmuste näol. Lisaks on Taavil viinud läbi sadu erinevaid pulmi ja muid sündmusi, nt spordisündmuste kommenteerimine, moeshowde juhtimine, kontsertide läbiviimine. Tänu sellele on kogemustepagas nii eestvedaja kui ka korraldaja silme läbi üpris mahukas. Taavi käib igal vabal momendil matkamas, mängib harrastustasemel jalgpalli ning on varasemalt tegelenud 13 aastat võistlustantsuga. Taavi on ühtlasi Seiklusfirma 360 KRAADI eestvedajatest. „Minu eesmärgiks on leida igal sündmusel see õige ja mõnus atmosfäär, mis pakub sündmuse läbiviijale vajaliku meelerahu. Lõbus ja mõõdukalt hoogne sündmus on olnud aastaid minu motoks ja lähtepunktiks.“

Meeri Lille on Tallinna Ülikoolis õppinud noorsootööd ning Eesti Muusika- ja Teatriakadeemia ja Estonian Business Schooli ühendatud magistriõppes kultuurikorraldust.
Meeri on korraldanud MTÜ EstYES ridades rahvusvahelisi ja maailmahariduslikke kultuuriõhtuid ning vabatahtliku meeskonnaliikmena Edu Akadeemia koolitusi ja seminare nii Eestis kui välismaal. Alates 2016. aastast on Meeri projektijuhina Frank Eventsi meeskonna liige ja edukalt juhtinud nii väiksemaid (ca 15 osalejat ) kui ka suuremaid sündmusi (ca 10 000 osalejaga).

Küsin koolituse kohta lisainfot